Organizar un viaje de negocios es una gran responsabilidad. Si su empresa ha confiado en usted para la gestión corporativa del viaje, lo primero que esto denota es una gran confianza en su sentido de la organización y rigurosidad. Sin embargo, la organización de una tarea tan importante puede ser también fuente de dudas e incertidumbre. Con el objetivo de arrojar algo de luz en este proceso de organización de un viaje de negocios, hemos elaborado un listado de consejos para abordar esta importante misión con el pie derecho.
Viaje de negocios: qué es y contexto actual
Lo primero de todo, antes de comenzar con los consejos, es asegurarnos que entendemos bien el contexto de un viaje de negocios, su significado e implicaciones.
Un viaje de negocios es un desplazamiento geográfico nacional o internacional con motivos laborales en los que la empresa asume los gastos inherentes al mismo, que suelen ser gastos de dietas, alojamiento, desplazamientos, etc.
Los viajes de negocios experimentan un momento de expansión interesante. A modo de curiosidad, en los primeros 6 meses de 2022 se registraron nada más y nada menos que 10 millones de viajes de negocios. Aunque estos números son inferiores a las cifras previas a la pandemia, que rondaban los 11 millones, continúan representando un mercado muy prometedor.
Las nuevas configuraciones laborales que se han generado tras la pandemia también han contribuido al incremento progresivo de los viajes de negocios. Cada vez es más común que las empresas cuenten con parte de su plantilla teletrabajando desde otras ciudades o países. Por esto, son cada vez más habituales los viajes de negocios de cohesión e integración de esta plantilla deslocalizada para hacerlas partícipes de la cultura de empresa, generar equipo, etc.
Un viaje de negocios en avión privado es sinónimo de ahorro de tiempo
Realizar un viaje de negocios volando en jet privado se ha convertido en una opción cada vez más democratizada, contrariamente a las creencias populares, ya que se trata de una opción flexible y a medida para sus viajes de empresa: En la aviación de negocios, puede despegar 2 horas después de haber realizado su reserva de alquiler de jet privado.
La posibilidad que ofrece la aviación privada de operar en mutitud de aeropuertos y adaptar el itinerario, horarios y características del viaje a sus pasajeros hace que la experiencia esté totalmente optimizada y suponga un ahorro de tiempo considerable comparado con un vuelo comercial, operado desde un gran aeropuerto, al que tendrá que desplazarse con antelación, respetar los horarios preestablecidos del vuelo, etc.
Además, realizar un viaje de negocios en jet privado supone poder ir y volver en el día, evitando así costes de hotel, de transporte a los grandes aeropuertos, etc.
Varios estudios demuestran que es posible ahorrar hasta 5 horas de tiempo en un solo viaje optando por la aviación de negocios. Según un estudio de la EBAA (Asociación Europea de Aviación de Negocios), las PYMES que viajan profesionalmente utilizando la aviación de negocios ahorran alrededor de 57 días laborables en un año. Esta colosal cifra muestra cómo la aviación de negocios se posiciona a la cabeza de los modos de transporte que pueden utilizarse para viajes de negocios dada su eficiencia.
Y es que, como se suele decir, “las comparaciones son odiosas”: para un vuelo privado, el tiempo medio de permanencia en la terminal business suele ser de 10 minutos, frente a las horas que impone la aviación comercial dependiendo del destino.
Además, un avión de negocios es mucho más cómodo y está optimizado para ofrecerle un confort de calidad y optimizar su productividad. ¡Una auténtica oficina en el aire! Según un estudio de la NBAA (National Business Aviation Association), los usuarios de la aviación privada pasan el 63% de su tiempo en vuelo, del cual el 38% lo utilizan para reunirse con clientes o profesionales. Y es que los aviones privados le ofrecen condiciones óptimas (comodidad y tecnología) para poder trabajar durante el vuelo, e incluso realizar sus propias reuniones con compañeros dentro del jet de negocios. ¡Su viaje de negocios es rentable en términos de tiempo y dinero!
Consejos para organizar un viaje de negocios
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Dedique tiempo a detallar sus preferencias
Es importante hacerse la foto más precisa posible del viaje que se quiere construir. Para ello, un ejercicio interesante es apuntar estos detalles al máximo a modo de borrador de partida. Estas notas pueden recoger ideas como el número de personas, los destinos más probables en función de sus características, el tipo de alojamiento y un largo etcétera.
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Destino + Alojamiento + Transporte = El trío imprescindible
Estos 3 elementos serán el ancla sobre el que se construirá el resto del viaje. Es por ello que su elección requiere de maduración y tiempo. Además, si se trata de un viaje de negocios de teambuilding o similar, puede ser interesante someter a votación los 3 destinos finalistas entre las personas viajeras. Esto hará que los miembros del viaje se sientan implicados en el proceso de decisión y, de alguna manera, el viaje comience antes de tiempo.
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Requisitos de viaje
Una vez se haya elegido el destino, es importante saber que en muchas ocasiones no es suficiente con el DNI o pasaporte y el pasaje aéreo. En muchos casos, es necesario comprobar lo necesario para viajar a dicho destino y si las personas involucradas en el viaje cuentan con dichos requisitos en cuanto a documentación, vacunas, etc.
De igual manera, cuando haya seleccionado el destino, es importante que tenga en cuenta sus características: ¿hay cambio horario? ¿es necesario hacerme con adaptadores para los enchufes? ¿cuáles son las costumbres en cuanto a horas de comida y cena, ocio, jornada laboral, etc? Los ritmos y la idiosincrasia del lugar de destino determinarán en gran medida el transcurrir de los días durante el viaje.
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Convierta estas notas en tareas por temáticas
Una vez elegidos los 3 puntos imprescindibles y realizada la lluvia de ideas, le será más fácil separarlas en tipologías de acciones y desgranarlas en tareas concretas. Este es un paso clave para la consecución de este viaje de negocios.
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Planifique las actividades in situ
Asegurarnos los desplazamientos, el alojamiento y las comidas es un paso fundamental, pero no lo es todo.
Una vez instalados, es importante haber cuidado el detalle de la organización de aquellas reuniones o actividades que deben realizarse en el destino. La correcta organización de estas, contemplando los desplazamientos entre ellas y posibles desviaciones del planning inicial harán que la experiencia sea un éxito.
Tenga en cuenta que, aunque no se trate de un viaje de placer, es posible que los viajeros también necesiten momentos de ocio. Agendarlos es una buena manera de asegurar un equilibrio en las jornadas.
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Planning de base + actividades: itinerario
Una vez haya cubierto todas las necesidades logísticas, de alojamiento, gastronómicas e incluso las actividades a realizar en el destino, es importante plasmar toda esta información en itinerarios y, a poder ser, facilitarlos a los viajeros.
Eso sí, es importante que este itinerario deje espacios libres para que tampoco sea fuente de ansiedad para quienes deban completar todas sus actividades.
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Documento de tips para el destino
También es una buena idea acompañar este itinerario de un documento de tips o recomendaciones para viajar a destino, lo que evitará que los miembros de su empresa deban recurrir a noticias de viajes, blogs y otro tipo de fuentes que pueden no contener información actualizada y veraz. Estos listados pueden incluir información de todo tipo:
- Recordatorio sobre la importancia de usar repelente o crema de sol si se trata de un lugar donde los mosquitos o el sol son un elemento protagonista.
- Consejos sobre costumbres locales como los horarios de comidas, cierre de establecimientos, etc.
- Advertencias sobre no transportar equipaje excesivo si las condiciones del viaje así lo sugieren.
- Información sobre el sistema de propinas si se trata de un aspecto cultural muy significativo
- Datos sobre el código vestimentario si el lugar de destino impone ciertas normas al respecto.
- Tips culturales sobre la importancia de la puntualidad en el destino, los códigos de saludo más habituales, y cualquier detalle que pueda facilitar un intercambio fluido en dicho viaje de negocios.
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La información a buen recaudo
Billetes de avión, entradas a eventos, reservas de hotel,… con tanto papeleo, es probable que las personas que realicen el viaje se pierdan y, en algún momento, no encuentren uno de estos imponderables. Por eso, es importante generar una carpeta virtual o espacio en una plataforma corporativa por cada viajero e incluir todos estos documentos en él. Así, cada persona tendrá su repositorio y acudirá a él a la hora de encontrar cualquier documento importante relacionado con el viaje.
Del mismo modo, si es necesario que un viajero corporativo reporte gastos de viaje como tickets de comidas o desplazamientos, es interesante proponerle un sistema digital de subida de dicha información, para aligerar así la carga mental asociada a estas tareas.
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Seguro de viaje
Contratar un seguro de viaje puede marcar la diferencia en la experiencia. Si todo sale bien, es posible que la contratación de este plus pase desapercibida. Sin embargo, si cualquier aspecto se complica, este seguro se convierte en el elemento que aporta la seguridad y calma que los viajeros necesitan para gestionar situaciones de crisis. Algunas de las más frecuentes son:
- el cambio o anulación del viaje o una parte de él
- la gestión de la pérdida o hurto del equipaje
- la asistencia jurídica si acontece un conflicto durante el viaje
- la asistencia sanitaria en destino
- la repatriación por emergencia médica
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Apóyese en colaboradores de confianza
Empresas de gestión como agencias de viajes de negocios son aliados clave en la organización de un viaje de este calibre. ¿Por qué? Porque un agente de viajes especializado cuenta con un inventario de contactos y servicios directamente orientado a este tipo de desplazamiento en cuestión. Por ello, es posible cuente con un negocio global orientado al sector business y, por tanto, que pueda ofrecerle programas de viajes prediseñados para corporaciones, circuitos o red de viajes para viajes corporativos de ocio, una política de viajes flexible y adaptada a las características de los viajeros de su empresa, etc.
Una empresa de gestión de viajes estándar contará con menos contactos de nicho comparado a agentes de viajes 100% orientados a viajes de negocios globales.
Viaje de negocios con AEROAFFAIRES
AEROAFFAIRES puede ser un soporte clave en este servicio de viaje corporativo y su reserva, ya que su equipo está pendiente de los deseos de los clientes y ofrece aviones con todo tipo de confort y servicios, una solución ideal para viajes corporativos y la negociación de nuevos contratos tanto a nivel nacional como internacional. También ayudamos a las empresas a fomentar el espíritu de equipo con sus empleados o clientes a través de la planificación de viajes que persiguen este objetivo. Experimentando la aviación de negocios para vuelos en grupo, por ejemplo, podrá participar rápidamente en todo tipo de eventos (seminarios, ferias, etc.).
Si su empresa elige la aviación de negocios tiene la garantía de encontrar la aeronave que mejor se adapta a sus necesidades, lo que se traducirá en un ahorro de tiempo y dinero. Además, es posible reservar su viaje en línea y disponer de la aeronave en cuestión de 2 horas. Así de sencillo.
Además, desde AEROAFFAIRES acompañamos no solo en la tarea de reservar viajes en avión, sino que contamos con otro tipo de alianzas que pueden completar la experiencia ¿Un paseo en helicóptero? ¿Alquiler de coches con chófer para un transporte puerta a puerta? Nuestro equipo de expertos está disponible las 24 horas, los 365 días del año para ayudarle en la configuración perfecta de su viaje de negocios.
Para obtener más información sobre la reserva de viaje en jet privado, contáctenos al +33 (0) 1 44 09 91 82, o complete nuestro presupuesto en línea.
